FACTURAS PROFORMA

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¿QUE ES?

La factura proforma según su definición, es una factura exclusivamente informativa que se utiliza con frecuencia en el comercio exterior. En particular, la factura proforma tiene por objeto obtener licencias de importación, informando a las autoridades aduaneras sobre el tipo, alcance y valor de las mercancías de importación y exportación. La solicitud de pago al destinatario no está asociada a la factura proforma.

La factura de aduana es un documento imprescindible para realizar exportaciones. Sin él, la mercancía no podría salir hacia el destino. Debe aparecer acreditado el contenido del envío, valor de la mercancía, las razones de su exportación, la fecha de emisión, los datos fiscales y nombre completo tanto del remitente como del destinatario.

La factura proforma (en inglés, pro forma invoice) es una factura que no solicita el pago al destinatario. En su lugar, el documento se crea pro forma (en aras de la forma) para cumplir los requisitos legales, al exportar mercancías a países no pertenecientes a la UE, también denominados terceros países (por ejemplo, China, Japón o Suiza).

También se suele emitir con frecuencia en el comercio interior por parte del proveedor de un servicio o producto para que el potencial comprador disponga de toda la información que necesita antes de cerrar un acuerdo de compraventa, es decir, se trata de un principio de acuerdo. Es un documento meramente informativo por lo que carece de validez fiscal o contable.

IMPORTANCIA

La factura proforma es muy común en el comercio internacional, ya que las transacciones comerciales con terceros países están sujetas a la obligación de declaración. Esto quiere decir que, si se exporta mercancía a un tercer país, se debe declarar su valor en aduana. Esta obligación también se aplica si la mercancía se exporta de forma gratuita para el destinatario, por ejemplo, en el caso de envíos de muestras comerciales, regalos, donaciones o una entrega de sustitución de producto como parte de la garantía o como un gesto de buena voluntad.

En tales casos, se emite una factura proforma en lugar de una factura comercial a efectos aduaneros. Esto sólo declara el valor de las mercancías exportadas y, por lo tanto, tiene una función puramente informativa. Carece de validez legal o fiscal.

De igual manera la Factura Proforma facilita al comprador las gestiones previas derivadas de una compra internacional, como es el caso de las liberaciones de gravámenes, licencias, permisos, entre otros, lo cual es posible gracias a que expresa toda esa información antes señalada.

PARA QUE SIRVE

La factura proforma también se utiliza para acompañar el envió de muestras que no tiene valor comercial, y para que el comprador tramite una licencia de importación.

Además, para solicitar la apertura de una carta de crédito al banco emisor, en caso sea este el medio de pago.

La factura proforma se utiliza, con frecuencia, por PYMES y autónomos como copia anticipada de una factura comercial. Puede describirse como una especie de presupuesto detallado y en ella se recoge todo lo que se escribiría en una factura normal pero su validez es meramente informativa. Se suele usar porque una factura tradicional no puede modificarse después de haber sido enviada. En este sentido, se utiliza la factura proforma como un borrador de lo que será la factura definitiva, dando la oportunidad de que el cliente modifique datos erróneos o que introduzca aquellos de los que no se disponen en el momento de emisión de la factura proforma.

Las facturas proforma también se utilizan para la apertura de créditos documentarios.

CONTENIDO

El contenido y la estructura de una factura proforma son esencialmente los mismos que en la factura comercial, pero debe identificarse explícitamente en el encabezado del documento como una factura proforma. También puedes incluir en el mismo encabezado, la fecha de emisión de la factura proforma para que quede constancia del momento en que se llevó a cabo un pacto entre las dos partes. Te recomendamos que en la línea de asunto del correo escribas factura proforma o pro forma invoce.

El contenido de la factura proforma es muy similar al de la factura comercial. En todo caso debe incluir los siguientes datos:

• El nombre, la dirección y el número de identificación fiscal (número de IVA comunitario para ventas en la UE) del expedidor (exportador)

• El nombre, la dirección y el número de identificación fiscal (número de IVA comunitario para ventas en la UE) del comprador

• Fecha de emisión de la factura

• Descripción de la mercancía y la cantidad de unidades que se vende

• Precio por unidad, precio total en el INCOTERM y divisa cotizados

• Número de bultos, peso bruto, peso neto y volumen

• Especificación detallada y desglosada de los gastos de transporte y seguro (si son por cuenta del exportador) para calcular el valor estadístico y el valor comercial.

¿EN QUÉ SE DIFERENCIA DE UNA COTIZACIÓN?

Una factura proforma proporciona un desglose de los servicios o productos solicitados con sus respectivos precios. Una cotización normalmente resume el mismo contenido, pero la principal diferencia se encuentra en el diseño: el formato de una cotización se parece a una carta, mientras que el de una factura proforma se parece al de una factura.

Ambos documentos se utilizan para compartir información con los clientes antes de conocer todos los detalles de la venta y antes de acordar los términos, las condiciones y los precios. Los clientes potenciales pueden entonces decidir si aceptan la transacción o si negociarán el alcance del trabajo o el precio.

La cotización es un comprobante no fiscal de venta o compra que permite generar modificaciones en el stock y se lo recomienda para la gestión interna.

A continuacion se muestra un ejemplo de una factura proforma